FAIVELEY TRANSPORT ITALIA SPA
Multinazionale francese leader nel mondo per la fornitura di impianti e dotazioni di sicurezza dedicati al mondo automotive ferroviario. La filiale italiana conta più di 300 dipendenti tra la sede principale di Piossasco e la sede di Verona.
Il problema: L'elevato numero di trasferte in Italia e all'estero del personale dedicato all'assistenza tecnica, nonché una solida regolamentazione interna del personale generano un volume elevato di documenti (richieste di permesso, viaggio e trasferta, autorizzazioni allo straordinario) che devono essere gestiti dall'ufficio del personale. Inoltre il personale della portineria controlla se i dipendenti uscenti sono stati regolarmente autorizzati all'uscita per motivi di lavoro o per permesso personale e se i dipendenti in entrata nei giorni di sabato o festivi sono stati regolarmente autorizzati dai rispettivi responsabili ad effettuare lo straordinario. La problematica relativa all'elevato numero di documenti, nonché la particolare articolazione del conteggio dei documenti relativi alle trasferte rendevano alquanto dispendioso un trattamento manuale di tali documenti. Un effetto particolarmente indesiderato dall'azienda era la sostanziale impossibilità nel poter ottenere i dati mensili chiusi definitivamente entro il giorno 5 del mese successivo anche a causa dei ritardi nella consegna dei documenti.
La soluzione: L'introduzione in azienda del software HR-Infopoint ha reso possibile il raggiungimento di 3 obbiettivi: il primo riguarda direttamente le problematiche di circolazione e gestione dei documenti del personale. Oggi ciascun dipendente può effettuare la propria richiesta di permesso o compilare il documento di viaggio e trasferta. I responsabili autorizzano le richieste e/o introducono le autorizzazioni al lavoro straordinario. La portineria visualizza automaticamente e in tempo reale i documenti di proprio interesse. Il secondo obbiettivo si è concretizzato con la drastica riduzione del lavoro manuale da parte dell'ufficio personale. I documenti vengono automaticamente trasformati in informazioni utili per l'applicativo di rilevazione presenze (HR-Meridiana). Inoltre la visualizzazione dei cartellini da parte dei dipendenti ha drasticamente ridotto le richieste di informazioni rivolte all'ufficio del personale. L'introduzione di scadenze entro le quali il sistema richiede i documenti mancanti hanno risolto il problema delle comunicazioni tardive. Ad oggi entro il quinto giorno lavorativo del mese successivo i cartellini vengono regolarmente chiusi. Il terzo obbiettivo riguarda l'eliminazione della carta con indubbi vantaggi dal punto di vista dei tempi di archiviazione e ricerca dei documenti, senza trascurare il minor impatto ambientale della gestione.
CASA DI CURA "VILLE TURINA AMIONE" SRL
La casa di cura Ville Turina Amione di San Maurizio Canavese è una clinica privata con 147 posti letto e circa 90 dipendenti tra medici, personale infermieristico, personale amministrativo.
Il problema: Gestire le differenti turnazioni, i cambi turno e le relative indennità ha da sempre reso complessa la gestione ed i conteggi mensili. I turni sono molteplici, differenziati per reparto e/o mansione. In ogni caso ciascun addetto può svolgere almeno 3 tipologie di turno differenti. Sono frequenti i cambi turno concordati direttamente tra i dipendenti, tale situazione rende inutile, ai fini della gestione dei cartellini presenza, la gestione del piano turni elaborato dei capi sala. Inoltre il contratto prevede una flessibilità annuale, di mese in mese, che permette di attuare compensazioni tra mesi nei quali si è lavorato di più e mesi in cui i turni si dispongono in modo tale da totalizzare un numero inferiore di ore rispetto al debito contrattuale. Il controllo di questo tipo di flessibilità è necessario per evitare eccessi nell'accumulo di crediti / debiti di ore di lavoro.
La soluzione: L'introduzione di HR-Meridiana ha permesso di sfruttare appieno la potente funzione di riconoscimento del turno. In pratica HR-Meridiana non richiede calendari di previsione turni ma attende le timbrature dei dipendenti. Dall'incrocio tra le diverse tipologie di turno che ciascun dipendente è autorizzato ad effettuare e gli orari di timbratura. HR-Meridiana ricava automaticamente il turno effettuato del dipendente. Un ulteriore controllo sulla sequenza dei turni permette di discernere i turni di riposo dai giorni di permesso/ferie. Il calcolo delle relative indennità e/o straordinari viene attuato di conseguenza, senza interventi manuali. La gestione dei totalizzatori inoltre ha permesso di tener conto dei debiti / crediti orari con il vantaggio di gestire automaticamente il controllo sulle soglie raggiunte ed attivare i relativi allert. Anche in questo caso l'eliminazione delle attività di controllo ha prodotto non solo un considerevole risparmio di tempo ma al tempo stesso una migliore gestione.
CRODA CREMONA SRL
La società Croda Cremona Srl è un'azienda chimica del gruppo Croda con circa 60 dipendenti. La problematica principale posta dall'azienda è stata quella di dover gestire un piano di evacuazione dei dipendenti particolarmente efficace che risponda alle notevoli problematiche di sicurezza sul lavoro tipiche degli impianti chimici.
Il problema: L'accesso allo stabilimento può avvenire sia dall'ingresso principale che dal parcheggio retrostante riservato ai dipendenti. Entrambi gli ingressi sono dotati di testine di lettura per i badge dei dipendenti. Il rilevatore presenze invece è situato all'interno dei locali produttivi. I dipendenti devono timbrare sia l'ingresso/uscita dagli accessi esterni che la presenza nei locali produttivi. Il piano di evacuazione inoltre doveva essere esteso a tutto il personale non dipendente (consulenti esterni, manutentori ecc) presente nel perimetro aziendale
La soluzione: Oltre ai software HR-Meridiana e HR-Infopint che hanno semplificato la gestione dei turni di lavoro e dei documenti di richiesta ferie e permessi vari è stato installato il modulo di gestione visitatori e piano di evacuazione. Tale modulo acquisisce le transazioni di ingresso / uscita sia dal rilevatore presenze che dai varchi esterni ogni 5 minuti. Il personale della portineria gestisce l'ingresso/uscita del personale esterno o dei visitatori, inserendo le entrate / uscite per ciascun visitatore. Il lavoro viene semplificato da un'apposita anagrafica di portineria che permette di trovare nominativi o aziende già gestite evitando l'inserimento ripetitivo dei dati. Il personale di portineria visualizza in tempo reale i presenti nel perimetro aziendale siano essi dipendenti o esterni. In caso di emergenza la lista non deve essere elaborata ma è immediatamente stampabile in loco anche in caso di malfunzionamento della rete. Eventuali incongruenze vengono rilevate e segnalate, per esempio un dipendente che ha timbrato l'uscita dal locale produttivo ma non l'uscita dai varchi esterni aziendali. In futuro è prevista l'attivazione del modulo web che esporta la lista elaborata dall'azienda su un web server. In caso di evacuazione e di impossibilità di stampare la lista dei presenti, sarà possibile visualizzarla attraverso qualsiasi dispositivo palmare.
COMUNE DI SAN GIULIANO MILANESE
Il Comune di San Giuliano Milanese applica il contratto Pubbliche Amministrazioni su circa 170 dipendenti, tra personale amministrativo, Polizia municipale, educatori e personale asili nido, servizi demografici.
Il problema: I problemi gestionali del Comune ricalcano quelli tipici delle Pubbliche Amministrazioni ovvero necessità di gestire orari flessibili, un'ampia varietà di orari part-time orizzontali, verticali e misti, turni della Polizia Municipale e degli educatori nonché una serie di istituti contrattuali che prevedono dei massimali annuali di utilizzo. La contabilizzazione a minuti degli orari e la gestione dello straordinario a recupero, in pagamento nonché elettorale testimoniano la notevole complessità della gestione delle presenze/assenze in un Comune.
La soluzione: Accademia Software si è fatta carico in toto della gestione. I dipendenti Comunali visualizzano il loro cartellino attraverso una connessione internet protetta, così come l'ufficio del personale accede ad un'area riservata dalla quale può visualizzare tutti i dati relativi ad anagrafiche dipendenti, cartellini, richieste di permesso, straordinario ecc. Ciascun dipendente oltre alla proprie timbrature ed alle risultanze dei conteggi giornalieri, settimanali e mensili vede la situazione delle proprie spettanze riguardanti Ferie, permessi vari e le ore eventualmente da recuperare. Accademia Software utilizza HR-Meridiana e HR-Infopoint in una particolare modalità di servizio che chiamiamo HR-Service. Il sistema gestisce tutte le tipologia di turnazione e i differenti orari siano essi full-time, part-time, nonché la flessibilità giornaliera e mensile. Il sistema ha pienamente soddisfatto le richieste del committente che ha potuto ridurre sensibilmente i costi di elaborazione e gestione delle presenze.